La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, no sólo recoge la obligación para las empresas de tener establecido un sistema interno de información o canal de denuncias a través del que se pueda poner en conocimiento la posible comisión de un delito, sino que también ha puesto el foco de atención en las investigaciones internas que obligatoriamente habrán de iniciarse ante tal comunicación. Pero ¿están las empresas preparadas para esa investigación interna? La falta de un protocolo que regule adecuadamente el uso de medios electrónicos y telemáticos facilitados por la empresa a sus empleados para el desempeño de la actividad laboral puede llevar al traste la investigación y su validez.
Publicidad
Cuando las empresas tengan conocimiento de la comisión de una posible infracción grave, habrá de iniciarse un proceso de investigación interno a fin de determinar los hechos, las causas y los posibles responsables. Durante dicho procedimiento, se deben garantizar los derechos básicos de presunción de inocencia y de defensa, incluso con derecho a la asistencia letrada de quien sea investigado, estableciendo la ley también que, cuando se ponga en conocimiento de la empresa hechos que pudieran ser indiciariamente delictivos, habrá de darse inmediata cuenta a la fiscalía.
La mayoría de estas investigaciones internas comenzarán con el análisis de los correos electrónicos, dispositivos móviles y otros datos telemáticos de las personas afectadas. Sin embargo, una reciente sentencia del Tribunal Supremo, de 7 de junio de 2023, recuerda la necesidad de que toda empresa cuente con un adecuado procedimiento o protocolo que permita acceder con las suficientes garantías a los correos electrónicos, datos, teléfonos móviles y demás dispositivos electrónicos facilitados a los empleados pues, con una digitalización del tejido empresarial cada vez mayor, en muchas ocasiones el resultado de estas investigaciones dependerá de la información digital a la que se pueda tener acceso sin vulnerar derechos fundamentales.
Según la sentencia, para acceder a los correos electrónicos se requiere el consentimiento expreso o tácito de los usuarios, o la autorización judicial pertinente, o la existencia previa de una advertencia de carácter contractual o laboral que posibilite a la empresa el acceso a dichas comunicaciones. Además, se debe respetar el principio de proporcionalidad y el derecho a la intimidad de los afectados, principios que, por otro lado, expresamente son garantizados por la Ley 2/2023.
En caso de que se acceda a los correos electrónicos de los trabajadores sin cumplir estos requisitos, se podría producir una vulneración de su derecho al secreto de las comunicaciones y a la intimidad, lo que podría conllevar la declaración de nulidad de la prueba obtenida y de las pruebas derivadas y, consiguientemente, invalidar la investigación interna –o parte de ella– que la empresa hubiera llevado a cabo. Dicho de otro modo: si la empresa no cuenta con un protocolo de uso de los medios telemáticos, es posible que no se puedan utilizar esos correos electrónicos como prueba en el seno de una investigación interna.
Publicidad
En consecuencia, resulta recomendable la elaboración de un protocolo adecuado que defina las reglas de uso de dichos dispositivos electrónicos al objeto de no comprometer la realización de una futura investigación interna de la empresa.
Prueba LA VERDAD+: Un mes gratis
¿Ya eres suscriptor? Inicia sesión