Tramitaciones electrónicas y sin papel en el Ayuntamiento

El Ayuntamiento de Cartagena "vive tiempos de cambio", un cambio protagonizado, tal y como ha explicado el concejal de Hacienda e Interior, Francisco Aznar, "por la tramitación electrónica y sin papel de los expedientes, que se iniciará los próximos días con la puesta en funcionamiento de más de 60 procedimientos en un contexto exclusivamente electrónico, lo que afectará no sólo a la mejora en la eficiencia de la gestión, sino que, además, iniciará un nuevo paradigma en la relación del Ayuntamiento con el ciudadano".

Y es que, en la Junta de Gobierno de hoy se ha aprobado el procedimiento que garantiza la seguridad jurídica de la gestión electrónica en el Ayuntamiento, así como una política de firma electrónica.

Estas nuevas Normas vienen a complementar otras ya aprobadas en su día como la Ordenanza de Administración Electrónica o la Política de Gestión de Documentos Electrónicos.

La hoja de ruta

A la luz de las recomendaciones de la Agenda Digital para Europa, de la Agenda Digital Española y, particularmente, a partir de la promulgación de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común; y de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, a entrar en vigor el 2 de octubre de 2016, que obligan a las administraciones a utilizar por completo medios electrónicos en sus procedimientos y en sus relaciones con los ciudadanos, se ha elaborado una hoja de ruta que pretende, en primer lugar, poner en valor los desarrollos existentes; en segundo, mejorar el funcionamiento del Ayuntamiento a través de las TIC para hacerlo más ágil, moderno, eficaz, económico, simple, racional y coordinado; y en tercero, convertir a Cartagena en una ciudad plenamente inteligente, haciendo un uso intensivo de las tecnologías.

En una primera fase que, desde el área de Interior, se espera entre en funcionamiento antes del mes de julio, se llevará a cabo la implantación del CERO papel en el Área de Recursos Humanos, en la de Vía Pública y en Urbanismo.

La Policía Local, Contratación e Infraestructuras y Hacienda serán los siguientes servicios municipales a los que llegará este cambio tecnológico gracias al cual, las empresas y el ciudadano podrán interactuar con la administración municipal sin desplazarse, desde su domicilio y con total seguridad jurídica. La Sede Electrónica del Ayuntamiento de Cartagena se convertirá, aún más, en la vía de acceso a la gestión municipal.

De este modo, los plazos de tramitación se reducirán considerablemente y el seguimiento e información de los trámites, por parte del ciudadano, será mucho más eficaz, pues desde su Carpeta, el administrado podrá consultar, en cada fase, el estado de tramitación de su expediente.

Según Aznar la entrada en vigor el 2 de octubre de 2016 de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común; y de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público obliga a las administraciones a utilizar por completo medios electrónicos en sus procedimientos y en sus relaciones con los ciudadanos.

Por ello confía en que antes de final de este año, al menos el 80% de los procedimientos estén aprobados y funcionando en electrónico y que el Ayuntamiento de Cartagena consolide su posición como referencia regional y, en buena medida, nacional en Administración Electrónica.

Ahorro de costes

La implantación de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Cartagena sigue, entre otras, el modelo de costes estándar, reconocido a nivel internacional y nacional por organizaciones como la OCDE, la Administración General del Estado o diferentes administraciones autonómicas.

Algunos ejemplos de ahorro de costes, tanto para la administración local como para el ciudadano y la empresa, son los siguientes: presentar una solicitud de manera presencial tiene un coste medio de 80 euros, mientras que en electrónico lo tiene de 5 euros, lo cual supone un ahorro de 75 euros por solicitud presentada. La presentación de una comunicación de manera presencial cuesta 30 euros, siendo de 2 euros el coste en electrónico. En este caso, el ahorro es de 28 euros por comunicación presentada.

En el Ayuntamiento de Cartagena, con una media de 76.000 solicitudes presentadas al año, esto supondría un ahorro para el ciudadano o la empresa de 5.700.000 euros. Mientras que la inscripción física en un registro cuesta al ciudadano, a la empresa y a la administración 110 euros, la inscripción electrónica cuesta 50 euros, con un ahorro de 60 euros por inscripción.

En relación con la tramitación de expedientes, en aquellos casos que implican un elevado número de papel, como las licencias de obras, la reducción de costes en una total implantación en electrónico del procedimiento, podría alcanzar los 28.000.000 euros en el Ayuntamiento de Cartagena, siendo de 30.000.000 euros el coste estimado global de la tramitación en papel, y de 2.000.000 euros el de la tramitación electrónica.

Otros expedientes, como los relacionados con la seguridad y protección ciudadanas, llevarían a un ahorro de 6.480.000 euros, puesto que mientras en papel cuestan una media de 7.200.000 euros, en electrónico cuestan una media de 720.000 euros.

Estos y otros ejemplos de ahorro son posibles por la reducción de costes en papel, en fotocopias, en desplazamientos o en franqueos y transportes. Además de tales ahorros para la administración, que son asimilables también a los ciudadanos y la empresa, éstos se benefician de la no necesidad de presentar documentos que ya obran en poder de la administración o de la posibilidad de comunicarse con ésta telemáticamente con sistemas de identificación cada vez más sencillos.

Todo ello implica una mejora de costes radical en expedientes como los de licencias de obras, licencias de venta, carnets profesionales, autorizaciones medioambientales, certificados, declaraciones responsables, o autorizaciones en vía pública.

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