Digitalizando el proceso de admisión a través de un trato personalizado

Arancha Fernández Griñán, responsable del departamento de Admisiones en ENAE Business School, ha liderado con éxito la implementación de innovaciones digitales. Según relata, este proceso ha sido clave para el equipo y la optimización de la gestión de candidatos, así como para mejorar la eficiencia operativa del departamento.

La transformación digital está revolucionando diversos sectores, y las escuelas de negocios no son la excepción. Este proceso implica una serie de cambios y adaptaciones que permiten aprovechar las tecnologías emergentes para mejorar tanto la experiencia educativa como los procesos administrativos. Un área donde esta transformación tiene un impacto significativo es el departamento de admisiones. Programas como 'Generación Digital Pymes' de ENAE van dirigidos a directivos o mandos responsables con el objetivo de priorizar la transformación digital de sus empresas.

«Es de vital importancia implementar sistemas CRM (Customer Relationship Management) específicos para la gestión de candidatos. La automatización de tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos y la recopilación de documentos ha sido un cambio transformador, permitiendo que nuestro equipo se enfoque en tareas más estratégicas», comenta Arancha. Esta automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores humanos, mejorando la precisión en el manejo de datos.

«Nuestro objetivo es ofrecer una experiencia de usuario impecable desde el primer contacto. Para lograrlo, hemos desarrollado portales en línea que facilitan la presentación de solicitudes, el seguimiento del estado de la aplicación y la comunicación directa con el personal de admisiones. Además, el uso de 'chatbots' y asistentes virtuales ha permitido resolver dudas frecuentes de manera inmediata, mejorando significativamente la accesibilidad y la satisfacción del usuario», destaca.

La utilización de análisis predictivo para identificar a los candidatos con mayor probabilidad de éxito y adaptación al programa ha sido otra de las innovaciones clave. «El análisis de datos demográficos y académicos nos ha permitido afinar nuestras estrategias de reclutamiento y marketing, logrando un mayor impacto», explica Arancha. Esta capacidad de análisis avanzado permite tomar decisiones más informadas y efectivas, optimizando el proceso de selección.

La gestión de admisiones para programas de máster, como los MBA, también se ha beneficiado enormemente de la digitalización. «Gestionamos plataformas específicas para estos programas que permiten una evaluación detallada y continua de los candidatos a lo largo del proceso de admisión. Las cuales integran herramientas de videoconferencia para entrevistas, módulos para la presentación de trabajos y ensayos, y sistemas de puntuación automatizados, lo que asegura una evaluación exhaustiva y justa de cada candidato. Además, el uso de inteligencia artificial ayuda a predecir el éxito de los estudiantes en los exigentes programas de MBA, mejorando la selección de candidatos y garantizando una cohorte de alta calidad», comenta Arancha.

«Aplicando algoritmos de inteligencia artificial, nuestro equipo ofrece recomendaciones personalizadas sobre programas y oportunidades basadas en el perfil de cada candidato. Las entrevistas y evaluaciones virtuales han facilitado una selección más flexible y accesible, especialmente para candidatos internacionales». Esta personalización mejora la experiencia del candidato y aumenta la precisión en la selección de los estudiantes más adecuados.

La implementación de tecnologías de seguridad avanzadas es crucial para proteger la información personal y académica de los candidatos. «Cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos no solo es una obligación legal, sino una promesa de confianza hacia nuestros candidatos», confirma Arancha.

Los beneficios de la digitalización en los departamentos de admisiones incluyen una mayor eficiencia y reducción de errores humanos, una mejor experiencia del candidato y decisiones más informadas y basadas en datos. Sin embargo, también existen desafíos, como la inversión inicial en tecnología y formación, la adaptación a nuevas tecnologías y procesos, y la garantía de seguridad y privacidad de los datos. Arancha reconoce que, aunque los desafíos son significativos, los resultados valen la pena.

«En especial, los departamentos de admisión tienen un importante punto de desarrollo respecto a la transformación digital que conlleva una profunda reestructuración de procesos y sistemas. Esta transformación no solo se centra en mejorar la eficiencia y la experiencia del candidato, sino que también facilita una toma de decisiones más informada y basada en datos. A pesar de los desafíos, los beneficios de la digitalización prometen un futuro más ágil y eficaz para las escuelas de negocios, posicionándolas a la vanguardia de la innovación educativa» concluye Arancha.

Las personas interesadas en realizar el Programa Generación Digital Pymes (GDP), totalmente subvencionado, pueden hacerlo si sus empresas tienen CIF o domicilio social en Murcia y tienen una plantilla de 1 a 249 trabajadores.

El programa Generación Digital Pymes está financiado por la Unión Europea, fondos 'Next Generation EU' y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia; y apoyado por el Ministerio de Transformación Digital a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial (SEDIA) y EOI. Más información en la web enae.es/gdp.