«Desde pequeña me encargaba de la organización de mis cumpleaños»

Ana María Fernández. / Edu Botella / AGM

Ana M. Fernández. Delegada territorial de la Asociación Española de Protocolo

MINERVA PIÑERO

Licenciada en Historia del Arte y amante del orden, Ana María Fernández se encargará de dirigir el II Foro Profesional de Protocolo y Organización de Eventos, jornada que se celebrará el 14 de octubre para conmemorar el XXV aniversario de la Asociación Española de Protocolo. Desde las 9.00 hasta las 19.15 horas, guiará en la sede de la UCAM tanto al público profesional como curioso.

-¿Qué ocurre cuando se rompe el protocolo?

-Nunca se rompe, se adapta a la circunstancia y a las necesidades del momento. Cuando ocurre algún imprevisto, por ejemplo, la asistencia de personas que no habían sido confirmadas, o la baja de otras que sí tenían que ir, siempre existe una alternativa para solventar el problema lo más rápido posible. Como la actitud relajada de las azafatas de los aviones en zonas de turbulencias, los nervios de los gestores van por dentro.

-¿El primer evento que organizó?

-No sé si era un poco mandona o simplemente me gustaba tenerlo todo controlado, pero, desde pequeña, tenía mi vida organizada: orquestaba la colocación de los cubiertos en la mesa y la celebración de mis cumpleaños. Con diez años, ya me encargaba de las actividades del evento, de la forma y el sabor de la tarta. Según mi madre, siempre he tenido muy claro las pautas a seguir.

-¿Y el más difícil?

-Mi boda. Me costó bastante delegar en otra persona las decisiones que se tenían que tomar y, de hecho, la noche previa al evento estuve organizando cosas y controlando todo. Fue tan difícil como emotivo.

-¿De qué se ocupa exactamente una gestora de eventos?

-De organizar el acto previamente, momento en el que se confeccionan las alternativas por si surge algún problema, del acto en directo, y de recoger la información una vez que se ha realizado. Analizar la gente que ha acudido, contrastar si el objetivoha sido cumplido y elaborar un informe para saber qué hay que añadir en las próximas ediciones resulta esencial. Si se ejecuta correctamente, cualquier evento, por sencillo que sea, puede convertirse en un gran acto y ser recordado.

-¿Qué tipos existen?

-De infinitas cosas. Puede ser un protocolo deportivo, institucional, ceremonial... Desde una boda hasta un funeral, pasando por la celebración de un divorcio, cualquier celebración necesita su organización.

-¿Cuál es el más complicado?

-Quizá, el institucional. El gestor de eventos no solo se encarga de poner las sillas: tiene que saber colocar al público asistente, controlar que todo salga como quería la persona que le ha contratado, y asegurarse de transmitir los mensajes que la institución pretendía proyectar.

-¿De qué se ocuparía en un evento político?

-De gestionar correctamente los símbolos, ya que la ideología del partido debe quedar muy clara. Ni el color que se utilice en el acto, las letras, la ubicación de las personas, ni la indumentaria o la propia comunicación no verbal, pueden pasarse por alto.

-¿Cuánto importa la imagen?

-Aunque nos empeñemos en pensar lo contrario, influye muchísimo. En cualquier tipo de situación, ya sea trabajando o estudiando, es lo primero que el ojo percibe. Una imagen vale más que mil palabras, dicen.

-¿Afecta el actual uso de las redes sociales al proceso?

-Por supuesto. Hay que adaptarse a las nuevas tecnologías y, dependiendo del acto o evento en el que esté trabajando, la visión del profesional puede cambiar totalmente. En política, por ejemplo, el protocolo se ha modificado a la hora de representar y asesorar al cliente: el político debe tener mucho cuidado con lo que publica y transmite, y mantener su imagen en las redes sociales.

-¿Qué actividades se realizarán en el foro del próximo sábado?

-Por la mañana, se organizarán mesas institucionales a las que asistirán, entre otros, el jefe de protocolo del Ayuntamiento de Murcia y el de la Asamblea Regional, y tendrá lugar la ponencia del invitado de honor, Alfredo Martínez, jefe de protocolo de la Casa Real. Después de comer, los asistentes participarán en diferentes mesas de debates en las que tendrán voz diversos festivales de la Región, como el del Cante de las Minas. También se realizarán charlas sobre cómo aplicar las nuevas tecnologías.

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